Import Data

Import scouts, adults and awards directly from Scoutbook, ScoutNET, Excel and from a variety of other sources using Scout Manager's self-service import capability.

Import​ Scouts, Adults ​& Awards

Getting​ ​ your​ ​ data​ ​ into​ ​ any​ ​ online​ ​ system​ ​ can​ ​ be​ ​ a ​ ​ challenge.​ ​ ​ We’ve​ ​ done​ ​ our​ ​ best​ ​ to​ ​ make​ ​ this process​ ​ as​ ​ easy​ ​ as​ ​ possible​ ​ and​ ​ we​ ​ can​ ​ import​ ​ data​ ​ from​ ​ most​ ​ sources​ ​ whether​ ​ you​ ​ collected​ ​ it manually​ ​ or​ ​ exported​ ​ from​ ​ another​ ​ system.​ ​ ​ We​ ​ understand​ ​ that​ ​ sometimes​ ​ it​ ​ can​ ​ be​ ​ difficult because​ ​ not​ ​ all​ ​ data​ ​ is​ ​ made​ ​ the​ ​ same.​ ​ ​ We’re​ ​ here​ ​ to​ ​ help​ ​ so​ ​ if​ ​ you​ ​ need​ ​ it​ ​ just​ ​ send​ ​ an​ ​ email to​ ​ support@scoutmanager.com​ . ​ ​ ​ We​ ​ do​ ​ lots​ ​ of​ ​ imports​ ​ so​ ​ we​ ​ can​ ​ often​ ​ get​ ​ your​ ​ data​ ​ into​ ​ the system​ ​ fairly​ ​ quickly.

To​ ​ access​ ​ the​ ​ import​ ​ section​ ​ use​ ​ the​ ​ menu​ ​ Administration​ ​ =>​ ​ Data​ ​ Import.​ ​ ​ You​ ​ can​ ​ import​ ​ both user​ ​ and​ ​ awards​ ​ data​ ​ separately​ ​ as​ ​ needed.

Scoutbook import & syncrhonization

It is highly recommended to setup synchronization between Scout Manager and Scoutbook which is the official scout record keeping location. Once you have this setup you can get updates from SB and push updates back to the BSA with a few clicks.

This is an excellent way to do an initial setup of all your scout and award data!

How do I synchronize with Scoutbook?

Follow this process to synchronize your scout awards to Scoutbook.

1. Using the Chrome browser Log in to Scout Manager and then in another tab login to Scoutbook.
2. In Scoutbook click Connect Scoutbook to Scout Manager (will appear after login to Scoutbook)
3. Click Import roster and awards from Scoutbook. This could take several minutes. The progress indicator will let you know when its complete.
4. Click Synchronize awards to Scoutbook. Select the date range for awards you want to send
5. Click Start synchronization

What happens during the Scoutbook synchronization process?

Scout Manager will sync up with the Scoutbook roster by receiving the data it has on file, then it will send over your advancement data. It all happens in just a few minutes and you can watch the progress as we work. Below we've provided some insight for what will be moved between the systems.

Import​ ​ from​ ​ another​ ​ source​

You​ ​ may​ ​ have​ ​ data​ ​ in​ ​ another​ ​ system​ ​ that​ ​ you​ ​ want​ ​ to​ ​ import either​ ​ separately​ ​ or​ ​ in​ ​ addition​ ​ to​ ​ the​ ​ ScoutNet​ ​ import.​ ​ ​ For​ ​ example​ ​ you​ ​ may​ ​ want​ ​ to​ ​ import your​ ​ adult​ ​ leaders​ ​ and​ ​ parents​ ​ (which​ ​ is​ ​ not​ ​ currently,​ ​ available​ ​ using​ ​ the​ ​ ScoutNet​ ​ import).​ ​ ​ For this​ ​ process​ ​ we​ ​ recommend​ ​ providing​ ​ your​ ​ data​ ​ in​ ​ spreadsheet​ ​ form​ ​ and​ ​ saving​ ​ the​ ​ data​ ​ as comma​ ​ separated​ ​ values​ ​ (CSV)​ ​ format.

You​ ​ may​ ​ need​ ​ to​ ​ do​ ​ a ​ ​ fair​ ​ amount​ ​ of​ ​ data​ ​ preparation​ ​ in​ ​ a ​ ​ spreadsheet​ ​ application,​ ​ but​ ​ it​ ​ will save​ ​ you​ ​ valuable​ ​ time​ ​ later​ ​ so​ ​ it’s​ ​ worth​ ​ the​ ​ effort.​ ​ ​ To​ ​ save​ ​ time​ ​ we​ ​ provide​ ​ a ​ spreadsheet template​​ ​ with​ ​ header​ ​ columns​ ​ pre-populated.

Template​ ​ link: use this template when you already have your scout/parent data in a spreadsheet

Scout & Parent data template

The​ ​ headers​ ​ help​ ​ the​ ​ import​ ​ process​ ​ figure​ ​ out​ ​ what​ ​ data​ ​ is​ ​ in​ ​ which​ ​ column​ ​ to​ ​ be​ ​ sure​ ​ to​ ​ use the​ ​ exact​ ​ name​ ​ in​ ​ the​ ​ template,​ ​ however​ ​ the​ ​ order​ ​ of​ ​ the​ ​ columns​ ​ is​ ​ not​ ​ important.​ ​ ​ Both​ ​ Scouts and​ ​ Adults​ ​ can​ ​ be​ ​ imported​ ​ at​ ​ the​ ​ same​ ​ time​ ​ --​ ​ there’s​ ​ a ​ ​ user​ ​ type​ ​ field​ ​ to​ ​ let​ ​ the​ ​ system​ ​ know which​ ​ type​ ​ of​ ​ user​ ​ you’re​ ​ importing.

Parent​ ​ data ​ ​ You​ ​ can​ ​ provide​ ​ parent​ ​ data​ ​ on​ ​ the​ ​ same​ ​ row​ ​ as​ ​ the​ ​ scout.​ ​ ​ The​ ​ system​ ​ will recognize​ ​ this​ ​ and​ ​ automatically​ ​ associate​ ​ them​ ​ together.​ ​ ​ This​ ​ is​ ​ a ​ ​ huge​ ​ time​ ​ saver​ ​ later​ ​ on​ ​ so consider​ ​ it.​ ​ ​ Up​ ​ to​ ​ 4 ​ ​ parents​ ​ can​ ​ be​ ​ specified.

When​ ​ importing​ ​ data​ ​ it’s​ ​ important​ ​ to​ ​ validate​ ​ that​ ​ the​ ​ data​ ​ is​ ​ consistent​ ​ in​ ​ each​ ​ column​ ​ top​ ​ to bottom.​ ​ ​ Adults​ ​ don’t​ ​ get​ ​ ranks,​ ​ den/patrol​ ​ and​ ​ other​ ​ Scout​ ​ related​ ​ fields.

Awards​ ​ import ​ ​ ​ If​ ​ you​ ​ need​ ​ to​ ​ import​ ​ awards​ ​ from​ ​ a ​ ​ source​ ​ other​ ​ than​ ​ ScoutNet,​ ​ the specification​ ​ for​ ​ the​ ​ data​ ​ is​ ​ as​ ​ follows:

1. Scout's​ ​ Last​ ​ Name​​ ​ - ​ ​ the​ ​ first/last​ ​ name​ ​ must​ ​ match​ ​ your​ ​ scout​ ​ in​ ​ Scout​ ​ Manager​ ​ exactly.
2. Scout's​ ​ First​ ​ Name
3. Award​ ​ Date​​ ​ - ​ ​ can​ ​ be​ ​ formatted​ ​ as​ ​ yyyy/mm/dd,​ ​ yyyy-mm-dd,​ ​ mm/dd/yy,​ ​ mm-dd-yy, mm/dd/yyyy​ ​ or​ ​ mm-dd-yyyy.​ ​ (e.g.​ ​ 11-01-2015)
4. Award​ ​ Name​ ​ or​ ​ Scoutnet​ ​ Code​​ ​ - ​ ​ We​ ​ do​ ​ our​ ​ best​ ​ to​ ​ match​ ​ the​ ​ award​ ​ name​ ​ using advanced​ ​ techniques,​ ​ but​ ​ sometimes​ ​ it​ ​ just​ ​ won't​ ​ match​ ​ up.​ ​ In​ ​ these​ ​ cases​ ​ we'll​ ​ show​ ​ you what​ ​ we​ ​ can't​ ​ figure​ ​ out​ ​ and​ ​ you'll​ ​ need​ ​ to​ ​ modify​ ​ your​ ​ input​ ​ file​ ​ to​ ​ help​ ​ identify​ ​ the​ ​ award.

Save​ ​ this​ ​ as​ ​ comma​ ​ separated​ ​ values​ ​ (CSV).​ ​ ​ Some​ ​ awards​ ​ names​ ​ contain​ ​ commas!​ ​ ​ This​ ​ will mess​ ​ up​ ​ your​ ​ data​ ​ (because​ ​ its​ ​ comma​ ​ separated),​ ​ so​ ​ remove​ ​ any​ ​ commas​ ​ and​ ​ other​ ​ special characters​ ​ from​ ​ awards​ ​ names​ ​ before​ ​ attempting​ ​ the​ ​ import.

You​ ​ can​ ​ import​ ​ awards​ ​ data​ ​ as​ ​ many​ ​ times​ ​ as​ ​ you​ ​ want.​ ​ ​ The​ ​ import​ ​ is​ ​ smart​ ​ enough​ ​ to​ ​ update already​ ​ imported​ ​ awards​ ​ (e.g.​ ​ you​ ​ need​ ​ to​ ​ update​ ​ dates)​ ​ and​ ​ not​ ​ create​ ​ multiple​ ​ awards.

The​ ​ scout’s​ ​ name​ ​ must​ ​ match​ ​ exactly​ ​ else​ ​ the​ ​ import​ ​ with​ ​ kick​ ​ it​ ​ out.​ ​ ​ If​ ​ you​ ​ see​ ​ this​ ​ during​ ​ the import​ ​ process​ ​ go​ ​ back​ ​ to​ ​ your​ ​ spreadsheet​ ​ and​ ​ make​ ​ corrections,​ ​ then​ ​ retry​ ​ the​ ​ import. The​ ​ import​ ​ may​ ​ also​ ​ kick​ ​ out​ ​ award​ ​ names​ ​ that​ ​ it​ ​ doesn’t​ ​ recognize.​ ​ ​ This​ ​ is​ ​ usually​ ​ due​ ​ to inconsistent​ ​ naming​ ​ practices​ ​ across​ ​ software​ ​ applications.​ ​ ​ The​ ​ easiest​ ​ resolution​ ​ and recommended​ ​ is​ ​ to​ ​ update​ ​ your​ ​ spreadsheet​ ​ with​ ​ the​ ​ exact​ ​ BSA​ ​ name​ ​ and​ ​ then​ ​ retry​ ​ the import.

This​ ​ process​ ​ can​ ​ be​ ​ tedious.​ ​ ​ If​ ​ you’re​ ​ having​ ​ troubles​ ​ send​ ​ an​ ​ email​ ​ to support@scoutmanager.com​​ ​ and​ ​ ask​ ​ for​ ​ help.

Step​ ​ by​ ​ step​ ​ importing​ ​ your​ ​ data

By​ ​ far​ ​ the​ ​ easiest​ ​ path​ ​ to​ ​ importing​ ​ scout​ ​ & ​ ​ award​ ​ data​ ​ is​ ​ to​ ​ use​ ​ the​ ​ ScoutNet​ ​ import.​ ​ ​ Using​ ​ your ScoutNet​ ​ credentials​ ​ the​ ​ system​ ​ can​ ​ pull​ ​ in​ ​ all​ ​ your​ ​ scouts​ ​ and​ ​ their​ ​ awards​ ​ in​ ​ a ​ ​ few​ ​ minutes.​ ​ ​ The process​ ​ is​ ​ mostly​ ​ hands​ ​ off​ ​ requiring​ ​ on​ ​ a ​ ​ final​ ​ review​ ​ and​ ​ import​ ​ click​ ​ from​ ​ you. 6After​ ​ that​ ​ I'd​ ​ recommend​ ​ using​ ​ the​ ​ Scout​ ​ & ​ ​ Parent​ ​ CSV​ ​ Template​ to​ ​ prepare​ ​ your​ ​ data​ ​ for​ ​ import (click​ ​ the​ ​ link​ ​ to​ ​ download​ ​ the​ ​ template).​ ​ The​ ​ advantage​ ​ of​ ​ using​ ​ this​ ​ template​ ​ is​ ​ that​ ​ you​ ​ can​ ​ pull​ ​ in both​ ​ scout​ ​ and​ ​ adult/parent​ ​ data​ ​ at​ ​ the​ ​ same​ ​ time.​ ​ ​ To​ ​ use​ ​ it:

1. Download​ ​ the​ ​ template​ ​ and​ ​ open​ ​ it​ ​ in​ ​ MS​ ​ Excel​ ​ or​ ​ equivalent.
2. You'll​ ​ see​ t ​ hat​ ​ we've​ ​ pre-populated​ ​ the​ ​ headers.​ ​ Keep​ ​ these​ ​ named​ ​ as​ ​ is​ ​ because we'll​ ​ use​ ​ them​ ​ to​ ​ auto-discover​ ​ the​ ​ columns​ ​ during​ ​ import.​ ​ You​ ​ can​ ​ put​ ​ the columns​ ​ in​ ​ a ​ ​ different​ ​ order​ ​ or​ ​ remove​ ​ columns​ ​ if​ ​ you​ ​ don't​ ​ need​ ​ them.
3. Using​ ​ the​ ​ sample​ ​ data​ ​ as​ ​ a ​ ​ guide​ ​ fill​ ​ in​ ​ the​ ​ rows​ ​ with​ ​ your​ ​ user​ ​ data.​ ​ Parent​ ​ data should​ ​ go​ ​ on​ ​ the​ ​ same​ ​ row​ ​ as​ ​ the​ ​ Scout.​ ​ You​ ​ don't​ ​ have​ ​ to​ ​ provide​ ​ every​ ​ data field,​ ​ but​ ​ you​ ​ MUST​ ​ provide​ ​ a ​ ​ first​ ​ and​ ​ last​ ​ name.
4. Save​ ​ as​ ​ CSV​ ​ (comma-separated-values)
5. Switch​ ​ back​ ​ to​ ​ your​ ​ browser​ ​ and​ ​ open​ ​ up​ ​ Scout​ ​ Manager
6. In​ ​ the​ ​ menu​ ​ select​ ​ Administration​ ​ =>​ ​ Import​ ​ Data
7. Select​ ​ "User​ ​ Import​ ​ / ​ ​ User​ ​ File​ ​ Import"​ ​ and​ ​ follow​ ​ the​ ​ directions​ ​ to​ ​ import​ ​ your data.

Note​ ​ that​ ​ you​ ​ cannot​ ​ import​ ​ parent​ ​ data​ ​ without​ ​ a ​ ​ scout.​ ​ But​ ​ you​ ​ can​ ​ import​ ​ adults​ ​ along​ ​ with​ ​ your scout​ ​ data,​ ​ just​ ​ be​ ​ sure​ ​ to​ ​ specify​ ​ which​ ​ is​ ​ which​ ​ (use​ ​ the​ ​ template!).

When​ ​ the​ ​ import​ ​ finishes​ ​ you'll​ ​ have​ ​ your​ ​ scout​ ​ data​ ​ and​ ​ parents​ ​ (if​ ​ you​ ​ added​ ​ them)​ ​ in​ ​ the​ ​ system. The​ ​ import​ ​ process​ ​ will​ ​ automatically​ ​ link​ ​ the​ ​ parents​ ​ to​ ​ the​ ​ scouts.​ ​ If​ ​ you​ ​ run​ ​ the​ ​ import​ ​ process multiple​ ​ times​ ​ it​ ​ will​ ​ detect​ ​ existing​ ​ scouts​ ​ and​ ​ update​ ​ their​ ​ information.

You​ ​ can​ ​ also​ ​ combine​ ​ techniques.​ ​ ​ For​ ​ example,​ ​ use​ ​ ScoutNet​ ​ to​ ​ get​ ​ your​ ​ scouts.​ ​ ​ Then​ ​ export​ ​ the data​ ​ (get​ ​ it​ ​ from​ ​ the​ ​ Data​ ​ Backup),​ ​ add​ ​ parents​ ​ to​ ​ the​ ​ scouts​ ​ using​ ​ the​ ​ Scout​ ​ & ​ ​ Parent​ ​ CSV template​ ​ and​ ​ then​ ​ import​ ​ it.​ ​ ​ The​ ​ import​ ​ will​ ​ auto-discover​ ​ the​ ​ scouts​ ​ by​ ​ first/last​ ​ name​ ​ --​ ​ it​ ​ won't create​ ​ duplicates​ ​ and​ ​ just​ ​ update​ ​ whatever​ ​ data​ ​ you​ ​ add/changed.